Lời khuyên văn hóa cho việc kinh doanh tại Nhật Bản

Để giúp du khách kinh doanh tránh các vấn đề văn hóa khi đi du lịch Nhật Bản, tôi đã phỏng vấn chuyên gia văn hóa Gayle Cotton. Cô Cotton là tác giả của cuốn sách bán chạy nhất, nói bất cứ điều gì với bất cứ ai, bất cứ nơi nào: 5 chìa khóa để giao tiếp đa văn hóa thành công. Bà Cotton cũng là một diễn giả chính nổi bật và là cơ quan được quốc tế công nhận về giao tiếp đa văn hóa. Bà là Chủ tịch của Circles Of Excellence Inc. Bà Cotton đã được giới thiệu trên nhiều chương trình truyền hình. Cô Cotton rất vui khi chia sẻ các mẹo với độc giả About.com để giúp khách du lịch kinh doanh tránh các vấn đề văn hóa tiềm ẩn khi đi du lịch.

Bạn có lời khuyên nào cho du khách kinh doanh khi đến Nhật Bản?

• Trong văn hóa kinh doanh của người Nhật, việc đúng giờ là hoàn toàn cần thiết bởi vì người Nhật tin rằng thật thô lỗ khi đến muộn.
• Danh thiếp (Mexico meishi mệnh) là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản và là chìa khóa để thiết lập thông tin đăng nhập. Tốt nhất là để một mặt của thẻ của bạn được in bằng tiếng Anh và ngược lại bằng tiếng Nhật.
• Đó là truyền thống để trình bày thẻ của bạn với mặt Nhật Bản hướng lên trên, được giữ bằng cả hai tay giữa ngón cái và ngón trỏ. Điều này có thể đi kèm với một cái cúi đầu nhẹ, thường thấp hơn dựa trên độ tuổi và thứ bậc của người nhận thẻ. Tuy nhiên, đừng ngạc nhiên nếu đối tác Nhật Bản chào đón bạn bằng cách trao đổi danh thiếp được tây hóa!

• Người Nhật thường sẽ bắt tay với người phương Tây như một cách khiến họ cảm thấy thoải mái. Đổi lại, nó rất hữu ích cho người phương Tây cúi đầu một chút để chứng minh rằng họ cũng đang chủ động tìm hiểu một số phong tục của Nhật Bản. Cử chỉ đơn giản này có thể giúp ích rất nhiều cho một doanh nhân trong việc thiết lập mối quan hệ với một khách hàng tiềm năng của Nhật Bản.
• Khi nhận được danh thiếp, hãy kiểm tra cẩn thận và đưa ra nhận xét thú vị về chức danh hoặc nghề nghiệp của người. Sau đó đặt nó lên bàn gần đó trong cuộc họp hoặc trong hộp đựng thẻ của bạn nếu không gặp vào thời điểm đó. Nhét nó vào túi được coi là thiếu tôn trọng. Viết trên danh thiếp cũng không phù hợp.

• Cây cung là một phần quan trọng trong giao thức kinh doanh của Nhật Bản. Cung được sử dụng để thể hiện sự đánh giá cao, đưa ra lời xin lỗi và yêu cầu, cũng như cho lời chào và lời tạm biệt. Cung tên truyền tải cả sự tôn trọng và khiêm tốn.
• Độ sâu của cung phụ thuộc vào cấp bậc và trạng thái của người nhận. Khi cúi chào một cá nhân có địa vị cao hơn bạn, hãy cúi thấp hơn một chút so với người đó để thể hiện sự trì hoãn. Làm tương tự nếu bạn không chắc chắn về tình trạng của người mà bạn đang đối mặt. Với một người có địa vị tương đương của bạn, hãy cúi đầu ở cùng độ cao.

• Bạn có thể được hỏi một số câu hỏi cá nhân liên quan đến tiền lương, học vấn và cuộc sống gia đình. Nếu bạn không muốn trả lời, hãy lịch sự và duyên dáng bước bên câu hỏi.
• Hãy cẩn thận khi hỏi người Nhật một số câu hỏi. Nếu câu trả lời là "có thể", "có thể" hoặc "Tôi sẽ xem xét nó", thì câu trả lời rất có thể là không có. Người Nhật thích tránh nói trực tiếp.
• Ý nghĩa có thể được đọc vào ngay cả những cử chỉ nhỏ nhất. Do đó, tránh hiển thị biểu cảm khuôn mặt khác thường và chuyển động theo những cách ấn tượng hoặc mở rộng từ xa.

• Người Mỹ "O.K." dấu (ngón cái và ngón trỏ hình chữ "O") thực sự có nghĩa là "tiền" ở Nhật Bản.
• Thay vì chỉ trỏ, được coi là thô lỗ, hãy sử dụng toàn bộ bàn tay mở của bạn để chỉ.
• Thổi mũi ở nơi công cộng bị coi là bất lịch sự. Khi cần thiết, sử dụng khăn giấy dùng một lần và sau đó ném nó ra ngay lập tức. Người Nhật tìm thấy ý tưởng giữ một chiếc khăn tay hoặc khăn giấy đã sử dụng trong túi một cách kinh tởm.
• Tiếng cười có thể chỉ ra sự bối rối hoặc đau khổ, thay vì vui chơi. Mỉm cười cũng có thể được sử dụng để tự kiểm soát, đặc biệt là trong việc che giấu sự không hài lòng.

• Ví dụ, người ta coi đó là lịch sự khi nói rằng tôi xin lỗi. Ví dụ, người Nhật sẽ xin lỗi vì không đúng giờ, bị cảm lạnh, đưa bạn đến một nhà hàng đáng thất vọng, v.v … Du khách được khuyến khích kết hợp những lời xin lỗi tương tự vào cuộc trò chuyện của họ.
• "Giữ thể diện" là một khái niệm rất quan trọng để hiểu. Khi một người mất bình tĩnh hoặc gây ra sự bối rối, thậm chí vô tình (mất mặt đối mặt), điều đó có thể là thảm họa cho các mối quan hệ kinh doanh.

Điều gì là quan trọng để biết về quá trình ra quyết định?

• Quá trình ra quyết định thường mất nhiều thời gian hơn ở nhiều quốc gia khác, bởi vì người Nhật phải làm quen và tin tưởng bạn trước khi họ hợp tác với bạn.
• Duy trì mối quan hệ "chính xác" giữa mọi người và giữ hòa hợp trong các nhóm và nhóm được coi là rất quan trọng.
• Đặc biệt tôn trọng các đối tác Nhật Bản lớn tuổi của bạn - tuổi bằng với thứ hạng trong văn hóa kinh doanh của Nhật Bản. Khi bạn bắt đầu nói, sẽ là lịch sự khi hướng những nhận xét đầu tiên của bạn đến thành viên cao cấp nhất, và sau đó đến những cá nhân phù hợp.

Lời khuyên nào cho phụ nữ?

• Nữ doanh nhân không phải người Nhật được đối xử rất lịch sự trong kinh doanh. Điều này được hiểu rằng phụ nữ phương Tây nắm giữ các vị trí cấp cao trong kinh doanh; tuy nhiên phụ nữ vẫn phải thiết lập uy tín và vị trí của chính quyền.
• Nữ doanh nhân có thể mời một doanh nhân Nhật Bản ăn trưa hoặc ăn tối; tuy nhiên cho phép đồng nghiệp người Nhật của bạn chọn nhà hàng.

Bất kỳ lời khuyên về cử chỉ?

• Nếu bạn cần chỉ, sử dụng ngón trỏ. Chỉ vào người khác, tuy nhiên, thường được coi là thô lỗ.

Một số gợi ý tốt cho các chủ đề của cuộc trò chuyện là gì?

• Hỏi về một người gia đình người nhiệt tình (một người bắt đầu cuộc trò chuyện tốt)
• Ca ngợi sự hiếu khách mà bạn nhận được
• Lịch sử và thành tựu nghệ thuật của Nhật Bản
• Nhận xét tích cực về nền kinh tế Nhật Bản
• Thể thao, chẳng hạn như chơi gôn và trượt tuyết

Một số chủ đề của cuộc trò chuyện cần tránh là gì?

• Chiến tranh Thế giới II
• Truyện cười - trừ khi chúng rất dễ hiểu, tự ti và được thực hiện trong một môi trường xã hội hơn là kinh doanh
• Việc chỉ trích dưới bất kỳ hình thức nào có thể gây ra sự mất mặt
• Sự chế giễu của các nghi thức xã hội / kinh doanh bản địa
• Bình luận tiêu cực về các đội thể thao địa phương